ファイナンシャルアカデミー(公式) のインスタグラム(financial_academy) - 1月11日 17時03分
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スケジュール管理に欠かせないtodoリストの作り方をあらためて見直し、効率的な使い方と注意点をお伝えします?
?todoリストの作り方 優先順位を決める
todoリストには、タスクの数が少ないうちは便利でも、増えると収拾がつかなくなるという欠点があります?
タスクが増えると混乱する原因は、重要度と優先順位がまぜこぜになるからです。ここで役に立つのが、「時間管理マトリックス」
時間管理マトリックスを利用したtodoリストの作り方を紹介します?✨
以下の条件に照らし合わせて、今あるタスクを第1領域から第4領域に分類してみましょう?優先順位は上から下です。
第1領域 重要で緊急なタスク
第2領域 重要だが緊急ではないタスク
第3領域 重要ではないが緊急のタスク
第4領域 重要でも緊急でもないタスク
緊急度は期日を逆算すればいいのでわかりやすいのですが、重要度の判断は慣れるまで大変です?
最初のうちは、ふと仕分けに悩む瞬間が何度も訪れるかもしれません。
しかし、重要なタスクを見極めるとは、正確な先読みができるということ?
長期的なスケジュール管理が得意になりますから必要不可欠なステップです‼️
?todoリストの使い方 細分化する
todoリストを時間管理マトリックスで4つに分類し、優先順位に応じてタスクを処理していきます?サクサク進まないし時間もかかるタスクは、作業を細分化することで解決?
たとえば、重要だが緊急ではない第2領域のタスクの期日が3日後なら、終日かかりきりになる必要はありません?
今日は資料をそろえてヒナ型を作る、明日は仕上げる、明後日は見直して午前中に提出?このように細分化してもいいのです‼️
第3から第4の領域は、基本的に細分化しません。アイゼンハワーは、第3領域を「誰かに任せる」、第4領域を「どうでもいい」と分類しました?任せられる人がいればお願いするか、休憩時間を利用しましょう?
第1から第2領域のタスクに絞った時点で、突発的な業務やスケジュールの変更に対応できる余裕ができますが、くれぐれも、ここに第3から第4領域のタスクを落とし込もうとしないでくださいね??♀️
?todoリストに使用するツール
とにかく気がついたらすぐに記録することがポイント?
内勤の人はpcの付箋機能が便利。外勤なら、ポケットに入る小さなノートに書きためておきます。ちなみに、毎日のルーチンワークはtodoリストよりチェックリストの方が効率的です☑️
本業のほかに育児や副業を両立している場合は、退社後もタスクが増え続けるため、スマホとpcで共有できるウェブツールがおすすめです。「タスク・アプリ」で検索すればたくさん見つかりますが、Google Keepのようにシンプルなものでも十分?
時間管理マトリックスとタスクの細分化によって、todoリストを完成させる時間帯は、生活リズムに合わせて決めましょう。
出勤前のカフェやベッドに入る前など、少なくとも20分は時間をとってください⏳
todoリストの正しい作り方と使い方が身につけば、スケジュール管理に迷う時間が減り、時間に余白が生まれます⏰✨
https://bit.ly/2GI8nPc
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2019/1/11